Metallien toimistotarvikkeiden toimintaperiaate perustuu olennaisesti metallimateriaalien fysikaalisiin ja mekaanisiin ominaisuuksiin. Rakennesuunnittelun ja prosessointitekniikan avulla ne saavuttavat tuki-,-kuormituksen-, varastointi- ja suojatoiminnot toimistokäytössä. Itse metallimateriaaleilla on korkea lujuus, jäykkyys ja vakaus, mikä tekee niistä vähemmän alttiita merkittäville muodonmuutoksille jännityksen alaisena. Tämän ominaisuuden ansiosta ne kestävät asiakirjojen, laitteiden tai toimistotarvikkeiden painon pitkiä aikoja säilyttäen samalla koko rakenteen luotettavuuden.
Näitä toimintoja toteutettaessa metalliset toimistotarvikkeet suunnitellaan usein käyttämällä mekaanisia rakenteellisia periaatteita käytännöllisyyden ja toiminnan tehokkuuden lisäämiseksi. Laatikon liukukappaleet hyödyntävät liukukitkaa ja rullarakenteita tasaisen avaamisen ja sulkemisen saavuttamiseksi; taitettavat metalliset pöytäkehykset mahdollistavat vaihdon avautumisesta ja taittamisesta saranoiden ja tukitankojen mekaanisen tasapainon avulla; metalliset toimistotyökalut, kuten nitojat, vahvistavat pieniä käsivoimia vipuvoiman avulla paperin läpäisemiseksi ja kiinnittämiseksi. Näissä malleissa hyödynnetään pääasiassa voiman siirtoa ja muuntamista, jotta toimiston toiminnasta tulee vaivatonta ja tehokkaampaa.